Casteleyn

Casteleyn werd geconfronteerd met aanzienlijke logistieke en administratieve uitdagingen door de omvang van hun wagenpark en de verspreide werven over heel België. Het bedrijf beschikt over een groot aantal zware machines en vrachtwagens die regelmatig op onbewaakte locaties werken, wat het moeilijk maakt om een overzicht te behouden van hun locaties en de activiteit van de machines.

Daarnaast waren er talloze medewerkers die voortdurend naar verschillende werven moesten reizen, wat de administratieve lasten verder verhoogde. Het bijhouden van de mobiliteitsvergoeding en werktijden van deze medewerkers vereiste handmatige berekeningen en nauwkeurige registraties. Dit zorgde voor een aanzienlijke werklast voor de administratiedienst en vergrootte het risico op fouten.

De complexiteit van het proces maakte het ook moeilijk om snel en efficiënt in te spelen op veranderingen, zoals wijzigingen in de planning of onvoorziene omstandigheden.

Om de uitdagingen rondom het wagenparkbeheer en de administratie aan te pakken, koos Casteleyn voor drie innovatieve oplossingen van GeoDynamics, die het bedrijf niet alleen hielpen om de logistiek te stroomlijnen, maar ook de administratieve processen te vereenvoudigen.

• Track-and-trace: Deze oplossing maakt het mogelijk om in real-time te volgen waar voertuigen en machines zich bevinden, wat de zichtbaarheid vergroot en een efficiëntere planning mogelijk maakt. Werfleiders kunnen snel inspelen op veranderingen en de locatie van de voertuigen controleren, waardoor ze beter kunnen inspelen op onverwachte situaties en de veiligheid van de machines en medewerkers kunnen waarborgen. Het systeem stuurt meldingen als er onregelmatigheden plaatsvinden, bijvoorbeeld wanneer een voertuig op een onwettig uur wordt gestart, waardoor de veiligheid en compliance van het bedrijf aanzienlijk worden verbeterd.

• Tijdregistratie: Elke medewerker krijgt een badge waarmee ze zich kunnen aanmelden bij de voertuigen. Dit zorgt voor een geautomatiseerd systeem voor het bijhouden van werktijden en mobiliteitsvergoedingen, die voorheen handmatig moesten worden berekend. De administratiedienst kan nu eenvoudig en nauwkeurig de werktijden bijhouden, wat de kans op fouten verkleint en de administratieve werklast vermindert. Bovendien zorgt het systeem voor een vlottere verwerking van loonbetalingen en een snellere administratieve doorstroming.

• Checkinatwork: Deze module helpt Casteleyn om te voldoen aan de wettelijke verplichting voor medewerkers die werken op werven boven de 500.000 euro om zich in te schrijven. Dit voorkomt hoge boetes van de overheid wanneer medewerkers zich niet tijdig aanmelden op de werf. De medewerkers scannen hun badge bij de badgelezer bij aankomst, wat ervoor zorgt dat het bedrijf voldoet aan de regelgeving, zonder dat er handmatig moet worden gecontroleerd. Deze module maakt het voor Casteleyn mogelijk om eenvoudig aan de wettelijke eisen te voldoen, terwijl het tegelijkertijd de administratieve tijd vermindert.

Door de implementatie van deze drie oplossingen werd de algehele efficiëntie binnen Casteleyn aanzienlijk verbeterd. De administratieve werkdruk nam af, en het bedrijf was beter in staat om de voortgang van hun werkzaamheden te monitoren, wat leidde tot een snellere, effectievere en veiligere werking op de werven.