CIAO aanwezigheidsregistratie schoonmaak sector automatisch geregeld

In dit geval moet er een nieuwe aangifte van werken gebeuren. Communiceer het nieuwe aangiftenummer aan de medewerkers. Bij de registratie van de aanwezigheid door de schoonmakers, zal het identificatienummer van de Belgische of buitenlandse onderneming automatisch worden ingevuld op het moment dat ze zich registreren.

Enkel in het geval van meerdere werkgevers zal de werknemer het correcte nummer uit de getoonde suggestielijst moeten kiezen. Indien de medewerker zich toch zou registreren met het ondernemingsnummer van zijn vorige werkgever, zal dit een opmerking genereren.

CIAO staat voor Check In And Out. Het is een digitaal aanwezigheidsregister dat door de RSZ verplicht werd voor bedrijven in de Belgische schoonmaaksector.
Elke werkgever die personeel inzet bij klanten, moet de werkuren en aanwezigheid van zijn medewerkers digitaal doorgeven via het CIAO-platform.
Het doel is om meer transparantie te creëren, zwartwerk te vermijden en de veiligheid op de werkvloer te verbeteren.

Met GeoDynamics gebeurt deze registratie volledig automatisch: zodra een medewerker in- of uitcheckt via de app, worden de gegevens veilig doorgestuurd naar CIAO en de RSZ. Zo ben je altijd wettelijk in orde, zonder manuele handelingen.

GeoDynamics automatiseert het volledige proces van aanwezigheidsregistratie.
Medewerkers checken eenvoudig in en uit via hun smartphone of via een webportaal. Onze software koppelt die gegevens rechtstreeks met het CIAO-systeem van de RSZ.
Dat betekent: geen dubbele invoer, geen exportbestanden en geen risico op fouten.

Daarnaast krijg je een realtime overzicht van wie aanwezig is op elke locatie, welke uren zijn gewerkt en welke registraties al zijn doorgestuurd. Je voldoet aan de wet én houdt tegelijk controle over je planning en personeelsbeheer.

Zodra je GeoDynamics activeert, wordt je CIAO-omgeving automatisch gekoppeld aan de RSZ-databank.
De oplossing communiceert rechtstreeks met de officiële API’s van de overheid, waardoor alle gegevens veilig en conform de regelgeving worden doorgestuurd.

Daarnaast integreert GeoDynamics met de meeste Belgische sociale secretariaten (zoals SD Worx, Acerta, Liantis …).
Die koppeling zorgt ervoor dat gewerkte uren, aanwezigheden en afwezigheden automatisch worden verwerkt in de loonadministratie.

Resultaat: minder fouten, minder handwerk en 100% correcte rapportering.

De voordelen zijn zowel administratief als operationeel.
Je bespaart tijd door automatische check-in/out, je voorkomt boetes dankzij RSZ-conforme registratie en je krijgt beter inzicht in wie op welk moment bij welke klant werkt.

Bovendien helpt GeoDynamics om personeelsplanning, loonverwerking en klantfacturatie te optimaliseren.
Alles verloopt digitaal via één platform, zonder papierwerk.
Kort gezegd: meer efficiëntie, minder risico, en totale gemoedsrust.

De CIAO-wetgeving is officieel van kracht sinds 1 januari 2024.
Tot 30 april 2025 geldt een overgangsperiode zonder boetes, behalve bij fraude. Vanaf 1 mei 2025 worden controles en sancties effectief toegepast.

De registratie geldt voor alle bedrijven in de schoonmaaksector die onderhouds- of reinigingsactiviteiten uitvoeren bij klanten.
Uitzonderingen zijn enkel van toepassing op interne schoonmaakdiensten, sportverenigingen en dienstenchequebedrijven.

Elke registratie bevat onder meer de identiteit van de werknemer, de locatie van de werkplaats, de rol (werknemer, zelfstandige, aannemer, …), en het exacte tijdstip van aankomst, vertrek en pauzes.
Deze informatie wordt automatisch doorgestuurd naar de RSZ.