Aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector (PC 121): alles wat je moet weten!

Sinds 1 september 2024 is aanwezigheidsregistratie verplicht voor schoonmaakbedrijven die werken uitvoeren in opdracht van een klant. De overgangsperiode zonder sancties is afgelopen op 30 april 2025. Wie vandaag niet registreert, riskeert boetes die oplopen tot 16.000 euro per overtreding, vermenigvuldigd per betrokken werknemer.

In dit artikel lees je alles wat je als schoonmaakbedrijf moet weten over de schoonmaaksector en de CIAO-wetgeving: van drempelwaarden en verplichte gegevens tot de praktische werking van de registratie-app.

Wat is CIAO (Check In and Out at Work)?

CIAO staat voor Check In and Out at Work. Het is een digitaal aanwezigheidsregistratiesysteem dat de RSZ verplicht heeft gesteld voor bedrijven die schoonmaak- of onderhoudsactiviteiten aan onroerende goederen uitvoeren in opdracht van een derde partij.

CIAO is de pendant van CheckIn@Work in de bouwsector, maar dan specifiek voor schoonmaak: werknemers registreren zowel hun aankomst (in) als hun vertrek (out) en rustpauzes op elke werkplek.

De wettelijke basis staat in de Programmawet van 26 december 2022 (titel 4, hoofdstuk 1, art. 22 tot 48, en hoofdstuk 2, art. 49). De twee uitvoerende Koninklijke Besluiten werden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en traden officieel in werking op 1 september 2024.

Het doel is drieledig:

1. zwartwerk bestrijden
2. sociale fraude tegengaan
3. de veiligheid op de werkplek verbeteren

Eerder voerde de overheid soortgelijke wetgeving al in voor de bouwsector (2014) en de vleessector (2015).  

Voor wie geldt de CIAO-verplichting?

De verplichting geldt voor alle natuurlijke personen die schoonmaak- of onderhoudsactiviteiten van onroerende goederen uitvoeren in opdracht van een derde partij. Dat ongeacht hun statuut: werknemer, zelfstandige, uitzendkracht, stagiair, leerling, gedetacheerde werknemer of -zelfstandige, aannemer of onderaannemer.

Hoewel Paritair Comité 121 het zwaarst wordt getroffen, is de verplichting niet beperkt tot PC 121. Ook bedrijven buiten dit paritair comité die schoonmaakactiviteiten uitvoeren als onderdeel van een groter contract, vallen onder de wetgeving. De activiteit bepaalt de verplichting, niet het paritair comité.  

Uitzonderingen

Drie categorieën vallen expliciet buiten de verplichting:

• • Eigen schoonmaakpersoneel van de publieke of private sector dat de eigen lokalen onderhoudt (geen derde-partij opdracht).

• • Sportverenigingen (vzw) die een verenigingswerker inzetten om hun eigen lokalen schoon te maken.

• • Dienstenchequebedrijven.

Twijfel je of jouw activiteiten onder de verplichting vallen? De gouden regel: als er een Aangifte van Werken (artikel 30bis) nodig is voor jouw contract, dan is CIAO-registratie verplicht voor de bijhorende schoonmaakactiviteiten.  

Drempelwaarden: artikel 30bis

De CIAO-registratieplicht is gekoppeld aan de drempelbedragen voor de Aangifte van Werken (art. 30bis). Niet elk schoonmaakcontract triggert dus automatisch een verplichting. De bedragen slaan op de waarde van het contract tussen het schoonmaakbedrijf en de eindklant:

• • Zonder onderaannemer: contractwaarde meer dan €30.000

• • Met 1 onderaannemer: contractwaarde meer dan €5.000

• • Met 2 of meer onderaannemers: geen drempelbedrag — registratie altijd verplicht

Wil je als schoonmaakbedrijf vrijwillig op alle contracten registreren, ongeacht het drempelbedrag? Dat is technisch mogelijk: je dient dan een vrijwillige Aangifte van Werken in, en de CIAO-aanwezigheidsregistratie wordt daarmee automatisch mogelijk gemaakt.

Let op het verschil met aanwezigheidsregistratie in de bouwsector: daar geldt de CheckIn@Work-verplichting pas bij een aannemingssom van €500.000 of meer. Bij CIAO liggen de drempels veel lager.  

Wat moet je precies registreren?

Bij elke aanwezigheid op een werklocatie moeten de volgende gegevens worden vastgelegd en automatisch doorgestuurd naar de RSZ-databank:

• • Identiteitsgegevens van de persoon (rijksregisternummer of Limosa-nummer voor buitenlandse werknemers)

• • Adres of geografische omschrijving van de werkplek

• • Hoedanigheid van de persoon (werknemer, zelfstandige, gedetacheerde, aannemer, onderaannemer…)

• • Identificatiegegevens van de werkgever of opdrachtgever

• • Tijdstip van aankomst (in), vertrek (out) én rustpauzes

De registraties moeten in realtime worden uitgevoerd.
Retroactief aanpassen is in principe niet mogelijk: correcties binnen 30 dagen na de registratiedatum kunnen worden aangevraagd bij de RSZ, maar enkel met voldoende bewijs.

Na 30 dagen zijn geen wijzigingen meer mogelijk.  

Wie is verantwoordelijk voor de registratie?

De primaire verantwoordelijkheid ligt bij de werknemer of de natuurlijke persoon die de schoonmaakactiviteiten uitvoert. Die moet zichzelf correct in- en uitchecken.

Tegelijk draagt de werkgever of hoofdaannemer een opvolgingsplicht: hij moet ervoor zorgen dat de juiste middelen beschikbaar zijn, dat zijn medewerkers voldoende geïnformeerd zijn, en dat ook onderaannemers correct registreren.

Contractueel moet de hoofdaannemer zijn onderaannemers expliciet wijzen op hun registratieplicht en dat schriftelijk vastleggen, met verwijzing naar de GDPR-bepalingen.

Laat een werknemer werken zonder registratie? Dan is de werkgever verantwoordelijk voor het ontbreken van de registraties, ook als de werknemer eerder akkoord had gegeven om zijn eigen smartphone te gebruiken maar dit naliet.

Voor een correcte opvolging van de keten van onderaannemers biedt GeoDynamics ook ondersteuning via werfadministratie voor onderaannemers.

Hoe registreer je via CIAO?

De RSZ voorziet twee registratiekanalen:

• • Via de RSZ-portaalsite (de officiële CIaO-applicatie van de overheid). De medewerker scant de QR-code op de werklocatie of logt in via itsme. De app haalt automatisch het technische nummer van de Aangifte van Werken op en registreert de geolocatie.

• • Via een erkende derde partij zoals GeoDynamics. De gegevens worden automatisch en in realtime doorgestuurd naar het RSZ-platform, zonder dat de medewerker handmatig moet inloggen op de overheidssite.

Op elke werklocatie waar CIAO verplicht is, hangt een affiche met een specifieke QR-code die gelinkt is aan de Aangifte van Werken van die locatie. Deze QR-code is uitsluitend bedoeld voor schoonmaakregistraties en verschilt van de CheckIn@Work-QR-code die in de bouwsector wordt gebruikt.

De mobiele tijdsregistratie voor de schoonmaaksector van GeoDynamics integreert de CIAO-doorstuur rechtstreeks in de app van de medewerker, zodat de registratie moeiteloos verloopt zonder extra stappen.  

Smartphone-vergoeding

Als een werknemer zijn privésmartphone gebruikt voor de CIAO-registratie op vraag van de werkgever, heeft die werknemer recht op een vergoeding van €7 per maand (geldig vanaf 1 januari 2024). Dit bedrag is verschuldigd ongeacht het aantal gewerkte uren of dagen. Wenst de werknemer zijn privésmartphone niet te gebruiken, dan is de werkgever verplicht een alternatief apparaat te voorzien.  

Tijdlijn en sancties

De invoering van CIAO verliep in fasen:

• • 1 januari 2024: CIAO-applicatie live, vrijwillige registratie mogelijk, aangifte van werken verplicht voor alle schoonmaakcontracten.

• • 1 september 2024: registratieplicht van kracht (na publicatie Koninklijke Besluiten).

• • 1 januari 2025 – 30 april 2025: overgangsperiode verlengd — begeleiding door inspectiediensten, geen boetes behalve bij fraude.

• • Vanaf 1 mei 2025: volledige handhaving. Controles en sancties worden effectief toegepast.

Sancties bij niet-naleving zijn opgenomen in het Sociaal Strafwetboek en kunnen twee vormen aannemen:

• • Administratieve geldboete: €800 tot €8.000 (sanctieniveau 3)

• • Strafrechtelijke geldboete: €1.600 tot €16.000

Deze bedragen worden vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers. Een bedrijf met vijf niet-geregistreerde medewerkers riskert dus een administratieve boete van maximaal €40.000. Ook in december 2025 vonden er gerichte flitscontroles in de schoonmaaksector plaats.  

Ketenaansprakelijkheid: wat hoofdaannemers moeten weten

Werkt je schoonmaakbedrijf met onderaannemers? Dan draag je als hoofdaannemer een ketenverantwoordelijkheid. De sociale inspectie kan ook jou sanctioneren als een onderaannemer nalaat correct te registreren.

Concreet betekent dit:

• • Leg in je contract met elke onderaannemer schriftelijk vast dat die verplicht is te registreren via CIAO, inclusief een verwijzing naar de GDPR-wetgeving (art. 53 §3 van de wet van 30 juli 2018).

• • Volg de registraties van je onderaannemers actief op. Een inspectie waarbij jouw werf niet volledig in orde is, treft ook jou als hoofdaannemer — niet enkel de onderaannemer.

• • Buitenlandse onderaannemers en hun medewerkers vallen eveneens onder de registratieplicht. Zij moeten zich identificeren via hun Limosa-nummer.

GeoDynamics biedt een gecentraliseerde tijdregistratie waarmee je zowel de eigen medewerkers als de onderaannemers in één overzicht opvolgt.  

CIAO versus CheckIn@Work: wat is het verschil?

Veel bedrijven zijn actief in zowel de bouw als de schoonmaak, of voeren schoonmaakwerken uit als onderdeel van een bouwproject. Het is belangrijk te weten welk systeem wanneer van toepassing is:

• • CheckIn@Work (CAW): verplicht op bouwwerven met een aannemingssom van €500.000 of meer. Registreert enkel de aankomst (in).

• • CIAO: verplicht voor schoonmaakactiviteiten boven de 30bis-drempels. Registreert aankomst (in), vertrek (out) én rustpauzes.

Voert iemand schoonmaakactiviteiten uit op een werf waar ook CheckIn@Work verplicht is? Dan registreert hij enkel via CIAO. De eerste in-registratie van de dag in CIAO wordt automatisch gesynchroniseerd met CheckIn@Work, zodat de aannemer ook daar ziet wie aanwezig is. Omgekeerd worden CAW-registraties niet overgenomen in CIAO.

De CIAO-oplossing van GeoDynamics ondersteunt beide registratiesystemen via één interface, zodat bedrijven die in meerdere sectoren actief zijn niet hoeven te schakelen tussen verschillende apps of platforms.  

Vraag een demo aan

Wil je weten hoe GeoDynamics je schoonmaakbedrijf volledig CIAO-conform maakt, zonder extra administratie? We laten je zien hoe automatische registratie werkt, hoe de koppeling met de RSZ verloopt en hoe je je onderaannemers mee in het systeem trekt.

Vraag een gratis demo aan >  

Veelgestelde vragen over CIAO in de schoonmaaksector

Hieronder vind je de meest gestelde vragen over de CIAO-aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector, van drempelwaarden tot praktische toepassingen op het terrein.