Zorgvuldigheidsplicht aannemers: de gedoogperiode is voorbij

De gedoogperiode voor de zorgvuldigheidsplicht loopt af op 30 juni 2026.

Vanaf die dage kunnen Vlaamse inspectiediensten effectief sanctioneren.

Ben je als aannemer of opdrachtgever klaar voor de controle van documenten van je onderaannemers?

In dit artikel leggen we uit wat er precies van je verwacht wordt, voor welke sectoren de regels gelden en hoe je de administratie eenvoudig organiseert.

Wat is de zorgvuldigheidsplicht?

De zorgvuldigheidsplicht is een Vlaamse regel die ketenaansprakelijkheid bij illegale tewerkstelling moet tegengaan.
Elke schakel in een keten van onderaanneming, van opdrachtgever tot laatste onderaannemer, kan vandaag al aansprakelijk gesteld worden wanneer een onderaannemer illegaal verblijvende derdelanders inzet.

Een derdelander is iemand met een nationaliteit van buiten de Europese Economische Ruimte en Zwitserland. Tot voor kort volstond een eenvoudige clausule waarin je onderaannemer verklaarde geen illegale derdelanders tewerk te stellen. Die clausule blijft nodig, maar is niet langer voldoende.

Naast de schriftelijke verklaring moet je nu ook actief documenten opvragen bij je rechtstreekse onderaannemer en die controleren en bewaren. Dat is de kern van de zorgvuldigheidsplicht.

Daardoor verandert je rol als aannemer fundamenteel. Je bent niet langer afhankelijk van een verklaring op eer, je moet zelf nagaan of de papieren van de werknemers van je onderaannemer in orde zijn.

Bouw je hierop nog geen vaste werfadministratie, dan is dit het moment om je werfadministratie van je onderaannemers structureel aan te pakken.

Sinds wanneer is de zorgvuldigheidsplicht actief?

De regelgeving trad in werking op 1 januari 2026. De Vlaamse regering voorzag daarbij een gedoogperiode van zes maanden, tot en met 30 juni 2026. Tijdens die periode werd er nog niet gesanctioneerd, maar wel al gesensibiliseerd.

Concreet betekent dit dat inspectiediensten vanaf 1 juli 2026 effectief kunnen optreden tegen bedrijven die niet aan de zorgvuldigheidsplicht voldoen.

Wacht je nog met het op orde brengen van je documentatie, dan loop je vanaf nu reëel risico bij elke sociale controle.

Twijfel je of je werf of organisatie klaar is voor een controle? Lees ook hoe je je het best voorbereidt op een sociale inspectie.

Voor welke sectoren geldt de zorgvuldigheidsplicht?

De oorspronkelijke tekst voorzag de zorgvuldigheidsplicht voor alle sectoren, zonder uitzondering. Na advies van de Raad van State koos de Vlaamse regering voor een gefaseerde, risicogerichte aanpak. Voorlopig geldt de verstrengde plicht enkel in vier sectoren:

• • Bouwsector: werken in onroerende staat, inclusief de levering van stortklaar beton.

• • Schoonmaaksector: professionele schoonmaakdiensten.

• • Vleessector: vleesbereidingen en het slachten of uitsnijden van hoefdieren, gevogelte en konijnen.

• • Koeriersdiensten: pakketbezorgers in opdracht van postdiensten.

Werk je buiten deze vier sectoren? Dan volstaat voorlopig nog de klassieke schriftelijke verklaring van je onderaannemer.

Toch raadt GeoDynamics aan om ook dan al alert te zijn, want de Vlaamse overheid kondigde aan het toepassingsgebied later uit te breiden naar andere risicosectoren.

Uitzonderingen voor kleine opdrachten

Voor de bouw- en de schoonmaaksector gelden dezelfde drempelbedragen als bij de Aangifte van werken. De zorgvuldigheidsplicht is dan niet van toepassing wanneer:

• • Geen onderaannemer: de werken bedragen minder dan 30.000 euro exclusief btw en worden uitgevoerd door een aannemer zonder onderaannemer.

• • Eén onderaannemer: de werken bedragen minder dan 5.000 euro exclusief btw en er is slechts één onderaannemer betrokken.

Voor koeriersdiensten geldt geen drempel: daar is de zorgvuldigheidsplicht altijd van toepassing, ongeacht de waarde van de opdracht.

Welke documenten moet je opvragen?

Welke documenten je precies moet opvragen, hangt af van de situatie van de werknemer of zelfstandige. We zetten de twee meest voorkomende situaties op een rij.

Situatie 1: werknemer met EER-toelating

De werknemer heeft een toelating tot arbeid in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte. In dat geval vraag je deze documenten op:

• • Geldig paspoort of een gelijkgestelde reistitel.

• • Verblijfsvergunning van het land waar de persoon verblijft, geldig voor minimaal drie maanden.

• • Bewijs van Limosa-melding.

• • Bewijs van A1-document of een andere geldige sociale zekerheidsverklaring.

Situatie 2: werknemer met Belgische toelating

De werknemer beschikt over een Belgische toelating tot arbeid. Dan vraag je deze documenten op:

• • Geldig paspoort of gelijkgestelde reistitel.

• • Belgische verblijfsvergunning of gecombineerde vergunning.

• • Bewijs van toelating tot arbeid of een geldige beroepskaart.

• • Dimona-melding, indien van toepassing.

Je vraagt deze documenten vóór de aanvang van de werken op en bewaart ze tot vijf jaar na het einde van de samenwerking. Wil je in één oogopslag zien of een onderaannemer in orde is, dan helpt het om de Dimona-status van je onderaannemers rechtstreeks te koppelen aan je registratiesysteem.

Wat als de documenten ontbreken of vervalst zijn?

Ontbreken er documenten, of lijken ze duidelijk vervalst of ongeldig? Dan moet je je rechtstreekse onderaannemer eerst verzoeken om de juiste stukken alsnog te bezorgen. Doe dit bij voorkeur schriftelijk, zodat je bewijs hebt van je inspanning.

Reageert je onderaannemer niet, of blijft de informatie incorrect? Dan ben je verplicht dit te melden bij de Vlaamse Sociale Inspectie via het elektronische meldloket, en dit voorafgaand aan de aanvang van de werken. Enkel door deze melding voldoe je alsnog aan je zorgvuldigheidsplicht.

Belangrijk: zelfs als je formeel aan alle stappen voldeed, blijf je aansprakelijk wanneer de inspectiediensten kunnen aantonen dat je vooraf al wist dat je onderaannemer illegaal verblijvende derdelanders tewerkstelde.

Welke boetes riskeer je?

De sancties bij niet-naleving van de zorgvuldigheidsplicht zijn fors. Voor inbreuken vanaf 1 februari 2026 gelden de volgende bedragen:

• • Strafrechtelijke sanctie: een gevangenisstraf van 6 maanden tot 3 jaar en/of een geldboete tussen 6.000 en 60.000 euro.

• • Administratieve geldboete: tussen 3.000 en 30.000 euro, als alternatief voor de strafrechtelijke weg.

Deze bedragen worden vermenigvuldigd met het aantal betrokken buitenlandse onderdanen, tot een wettelijk maximum van honderd keer het basisbedrag.

Bij grote werven met meerdere onderaannemers kan dit dus snel oplopen tot zes cijfers.

Hoe GeoDynamics helpt bij de zorgvuldigheidsplicht

De zorgvuldigheidsplicht voegt een laag administratie toe aan elk project waarop je beroep doet op onderaannemers.

Manueel documenten verzamelen, controleren en vijf jaar bewaren is foutgevoelig en tijdrovend, vooral wanneer je met meerdere onderaannemers en wisselende werven werkt.

GeoDynamics koppelt deze administratie aan je dagelijkse werforganisatie. Concreet biedt onze oplossing voor elektronische aanwezigheidsregistratie op de werf twee bijkomende registratieknoppen voor niet-Europese werknemers. Daardoor zie je onmiddellijk of de juiste documenten aanwezig zijn vóór iemand de werf betreedt.

Daarnaast koppel je de tijdregistratie van onderaannemers rechtstreeks aan de documentencontrole. Zo houd je niet alleen uren bij, maar ook de compliance-status van elke arbeider op je werf, automatisch en in real time.

Dit is met name relevant voor aannemers in de bouwsector, maar ook voor bedrijven actief in de schoonmaaksector die nu onder dezelfde verstrengde regels vallen. Wij volgen elke wetswijziging op de voet op en passen onze oplossing daarop aan, zodat jij niet zelf elke aanpassing van de regelgeving moet bijhouden.

Wil je weten hoe je je documentbeheer centraal organiseert, met een concrete checklist per werf en onderaannemer? Dat lees je in onze praktische gids over de zorgvuldigheidsplicht.

Vraag een demo aan

Wil je zien hoe GeoDynamics de zorgvuldigheidsplicht eenvoudig en automatisch in je werforganisatie integreert?

Vraag een demo aan >

Veelgestelde vragen over de zorgvuldigheidsplicht

Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over de zorgvuldigheidsplicht en de gevolgen voor aannemers en opdrachtgevers.