Op een festivalterrein telt elke minuut. Daarom kiezen steeds meer ambulancediensten en hulpdiensten voor track & trace tijdens evenementen om ambulances en vrijwilligersploegen sneller en gerichter aan te sturen vanuit het commandocentrum.
Tijdens Rock Werchter ondersteunt GeoDynamics het Rode Kruis met realtime event tracking: een live kaart waarop dispatch meteen ziet waar mobiele ploegen en voertuigen zich bevinden, aangevuld met cruciale locaties op het terrein.
Inhoudsopgave
- De uitdaging: snel reageren op een uitgestrekt terrein
- De aanpak: één live kaart voor dispatch en coördinatie
- Wat staat er op die kaart:
- Het resultaat: sneller schakelen en rust in de controlepost
- Timeline: van eerste samenwerking naar opschaling
- Wanneer is dit interessant voor jouw event?
- Wil je dit ook op jouw event?
- Nog vragen?
De uitdaging: snel reageren op een uitgestrekt terrein
Rock Werchter is een van de grootste festivals in België.
Het terrein is groot, druk en voortdurend in beweging.
In zo’n context is snelle hulp vooral een logistieke uitdaging: waar is de interventie precies, wie zit het dichtstbij en via welke route geraak je er het snelst?
Bij urgente noodsituaties moeten we snel reageren, maar op een enorm terrein is dat een grote uitdaging.
— Dimitri Trenoye, Provinciaal Teamlid Evenementen, Rode Kruis Vlaanderen (Vlaams-Brabant)
De aanpak: één live kaart voor dispatch en coördinatie
Het Rode Kruis zocht een manier om minder tijd te verliezen aan “zoeken” en sneller beslissingen te nemen in de controlepost.
Met GeoDynamics werd een realtime kaart opgezet die je op elk digitaal toestel kan openen.
Deze technologie werd aangevuld met draagbare track and trace toestellen die dankzij hun minimale afmetingen overal in passen.
Bij Rock Werchter gingen we nog een stap verder: we maakten posities realtime zichtbaar op één overzichtelijke kaart.
— Stijn Stragier, medeoprichter & managing partner, GeoDynamics
In het kort
- GeoDynamics ondersteunt het Rode Kruis met realtime event tracking op Rock Werchter via een live kaart.
- Deze kaart toont de posities van mobiele ploegen en voertuigen, evenals belangrijke locaties, om snelle beslissingen mogelijk te maken.
- In 2017 begon de samenwerking met een realtime zicht op ambulances; daarna volgde opschaling in 2019 met betere coördinatie.
- De aanpak biedt duidelijk overzicht in grote gebieden, wat cruciaal is voor snelle interventies en veiligheid.
- Deze realtime event tracking is interessant voor evenementen met meerdere teams en complexe terreinen.
Wat staat er op die kaart:
- Realtime posities van mobiele ploegen en voertuigen (tijdelijk inzetbaar waar nodig).
- Kaartlagen met belangrijke punten zoals toegangswegen, nooduitgangen en controleposten, zodat dispatch niet in losse plannen of lijstjes moet zoeken.
- Scenario’s en voorbereide info die helpen om sneller te schakelen wanneer het druk wordt.
Het resultaat: sneller schakelen en rust in de controlepost
Met één gedeeld overzicht kan dispatch sneller keuzes maken en teams gerichter aansturen.
De focus verschuift van “waar zitten ze?” naar “wat is de beste volgende actie?”.
Timeline: van eerste samenwerking naar opschaling
2017: start met ambulances rond Werchter
In 2017 werd het systeem ingezet om ambulances beter aan te sturen.
Het commandocentrum kreeg realtime zicht op de locatie van ruim 6 ambulances in en rond Rock Werchter en Werchter Boutique, te bekijken op pc, smartphone of tablet.
Belangrijke locaties zoals nooduitgangen, politie- en hulpposten werden mee op de kaart gezet, zodat info centraal beschikbaar bleef.
De eerste test gebeurde tijdens TW Classic, waarna de aanpak werd doorgetrokken naar de festivalzomer.
2019: opschaling naar terreinindeling en bredere coördinatie
In 2019 werd het breder uitgerold: dispatch kreeg “haarfijn zicht” op mobiele ploegen en ambulances via tijdelijke tracking, en het domein werd opgedeeld in overzichtelijke rasters.
Ook hier werd randinformatie geïntegreerd (aanrijdroutes, nooduitgangen en meer), zodat beslissingen sneller genomen konden worden met één kaart als referentie.
2022 en verder: bewezen aanpak voor live eventcoördinatie
De kern blijft dezelfde: realtime inzicht op het terrein, met een kaart die iedereen begrijpt en die helpt om sneller te reageren wanneer het echt telt.
Wanneer is dit interessant voor jouw event?
Deze aanpak werkt vooral wanneer je:
- meerdere teams of voertuigen tegelijk aanstuurt,
- een groot terrein hebt met veel zones,
- en snelle interventies, veiligheid en coördinatie cruciaal zijn.
Wil je zien hoe dit eruitziet voor jouw organisatie? Dan is Event Tracking de logische volgende stap.
Wil je dit ook op jouw event?
Vraag een demo aan en ontdek hoe je met realtime Event Tracking een live kaart opzet met de juiste lagen, zodat dispatch en coördinatie altijd hetzelfde beeld delen.
Nog vragen?
Lees hieronder onze FAQ waarin we antwoord geven op enkele veelgestelde vragen.
Als het terreinplan en de basisinfo (zones, toegangspunten, hulpposten) beschikbaar zijn, kan de setup doorgaans snel gebeuren: trackers koppelen, kaartlagen klaarzetten en gebruikers toegang geven. Voor grotere events is het slim om vooraf een korte intake te doen zodat zones, rechten en scenario’s meteen juist staan.
Event Tracking werkt via GPS-positie + mobiele data, maar het dataverbruik blijft heel beperkt: de trackers sturen slechts enkele bytes per update en typisch om de 5 seconden. Daardoor gaat de communicatie in de praktijk bijna altijd gewoon door, ook op drukke locaties.
En zelfs als er eens een update niet doorkomt, is dat meestal geen probleem: de volgende positie volgt vrijwel meteen, waardoor het overzicht actueel blijft zonder “gaten” die je werking verstoren.
Ja. Je kan zones logisch indelen en per rol bepalen wie wat ziet. Zo kan dispatch een volledig overzicht hebben, terwijl teamleads enkel hun eigen ploeg(en) volgen. Dit houdt het overzicht rustig en voorkomt dat iedereen “alles” ziet.
Je kan achteraf inzichten halen uit de trackingdata, zoals bewegingen op het terrein en aanwezigheid in zones (afhankelijk van hoe je de zones en assets configureert). Voor sommige organisaties is dit vooral nuttig voor evaluatie: wat waren drukke momenten, waar zat frictie, en hoe kan dispatch volgende editie sneller schakelen?
Ja, dat is vaak een sterke combinatie:
– Opbouw/afbraak: zicht op teams en materiaal op het terrein.
– Toegangscontrole: weten wie waar binnen mag (per zone of moment).
– Tijdsregistratie: uren en aanwezigheid eenvoudiger registreren voor technische ploegen of onderaannemers.
Zo krijg je één verhaal over planning, aanwezigheid en realtime opvolging.
GDPR-proof werken start met duidelijke afspraken:
– Doel en scope: enkel volgen voor veiligheid/coördinatie tijdens het event.
– Dataminimalisatie: volg wat nodig is (teams/voertuigen), niet “omdat het kan”.
– Transparantie: informeer medewerkers/vrijwilligers vooraf (wie ziet wat, waarom, hoe lang).
– Bewaartermijnen: spreek af hoe lang data bewaard blijft (bv. enkel voor evaluatie/rapportage). Zeker niet langer dan strikt noodzakelijk.
– Toegangsrechten: beperk toegang tot mensen die het nodig hebben (dispatch, coördinatie).
Je kan dit opnemen in je eventbeleid of vrijwilligerscharter.
Lees meer
Van tijdverlies naar tijdswinst: zo versnelt ERP-integratie de bouwadministratie
ERP-integratie in de bouw bespaart tijd, vermindert fouten en geeft realtime inzicht. Eén centrale databron zorgt voor efficiëntere administratie en betere projectrapportering.
Zorgvuldigheidsplicht bouw 2026: welke documenten moet je bijhouden en hoe organiseer je dat centraal?
Vanaf 1 januari 2026 wordt de zorgvuldigheidsplicht in Vlaanderen strenger. Ontdek wat dit betekent voor aannemers en professionele opdrachtgevers, welke documenten je moet kunnen aantonen en hoe je alles centraal en auditproof organiseert.
Digitale facturatie wordt verplicht: zo bespaar je tijd en geld met GeoDynamics
Vanaf 2026 wordt digitale B2B-facturatie verplicht. GeoDynamics automatiseert urenregistratie en facturatie, bespaart tijd en voorkomt fouten, zodat je aan alle wettelijke eisen voldoet.
Verplichte tijdregistratie vanaf 2027 in België: zo maak je het eenvoudig voor je teams
Vanaf 1 januari 2027 wordt arbeidstijdregistratie algemeen verplicht in België. Ontdek waar deze verplichting vandaan komt (Europees arrest), wat vandaag al vastligt en hoe je in 2026 een eenvoudige, werkbare flow uitrolt voor kantoor én mobiele ploegen.
Bouwunie filmavond: GeoDynamics is trotse structurele partner
GeoDynamics ondersteunt met trots de Bouwunie filmavonden, waar bouwprofessionals samenkomen om te netwerken, te ontspannen en sectorinzichten te delen.
Weg met Excel: waarom verzekeraars en boekhouders overstappen op digitale tijdregistratie
Verzekeraars en boekhouders stappen van Excel over naar GeoDynamics voor digitale tijdregistratie, waardoor HR-processen eenvoudiger, sneller en foutloos verlopen, met overzicht en autonomie voor medewerkers.
Altijd stroom, nooit zoekwerk: hoe GeoDynamics stroomgroepen slim laat tracken
In deze blog lees je hoe GeoDynamics stroomgroepen slim laat tracken, zodat je altijd zicht hebt op locatie, draaiuren en brandstof, zonder zoekwerk of manuele registratie.
Veilig heftruckgebruik? GeoDynamics installeert startonderbreker en badgelezer
In deze blog ontdek je hoe GeoDynamics de veiligheid van heftruckgebruik verhoogt met startonderbrekers en badgelezers.
Veelgestelde vragen over digitale tijdregistratie
In deze blog lees je hoe een digitale prikklok tijdregistratie automatiseert, fouten voorkomt en zorgt voor een sluitende, conforme loon- en aanwezigheidsadministratie.
Digital Construction 2025: GeoDynamics opnieuw van de partij
GeoDynamics is opnieuw aanwezig op Digital Construction 2025. Ontdek onze oplossingen voor tijdregistratie, track & trace en asset tracking op Brussels Kart Expo op 21 oktober 2025.
GeoDynamics volgt 27 teams tijdens Levensloop Zuidwest
In deze blog lees je hoe GeoDynamics Levensloop Zuidwest ondersteunde met realtime tracking. 27 teams werden live gevolgd tijdens hun 24-uurs estafette voor Stichting tegen Kanker — technologie in dienst van solidariteit, veiligheid en beleving.
Verander je van sociaal secretariaat? Dit moet je weten rond je tijdregistratie
In deze blog lees je wat je moet weten bij het veranderen van sociaal secretariaat, met focus op tijdregistratie, loonverwerking en compliance.
