85 ploegen opvolgen bij de grootste dropping van Vlaanderen 2017

Een dropping organiseren is fantastisch, tot je 700 deelnemers in het donker op pad stuurt en je opeens merkt hoeveel er tegelijk kan gebeuren: teams die verkeerd lopen, kleine incidenten, vragen van deelnemers en een organisatie die overal tegelijk moet zijn.

In 2017 hielp GeoDynamics de organisatie achter The Challenge (De Speelvogel, Vlezenbeek) om 85 ploegen in realtime op te volgen met draagbare track & trace.

In dit artikel lees je hoe zo’n aanpak werkt en welke praktische lessen je eruit meeneemt voor droppings, teambuildings en andere outdoor events in België.

Waarom realtime event tracking het verschil maakt bij droppings

Bij een dropping verspreiden teams zich razendsnel over een groot gebied. Communicatie via gsm of walkie talkie helpt, maar geeft je geen totaalbeeld. Met event tracking win je vooral op 3 vlakken:

• Overzicht voor dispatch: je ziet waar teams zich bevinden en welke richting ze uitgaan.
• Snellere interventie: bij een noodoproep kan je meteen de juiste ploeg of hulpdienst naar de juiste locatie sturen.
• Betere organisatieflow: je stuurt medewerkers gericht aan (controleposten, bevoorrading, pickup points).

Dit sluit aan bij waar GeoDynamics Event Tracking voor bedoeld is: voertuigen, teams en materiaal live opvolgen tijdens evenementen.

Case: The Challenge, 700 deelnemers en 85 ploegen

The Challenge is een tweejaarlijkse dropping in Vlaanderen.

In 2017 nam de editie opnieuw grote proporties aan: 700 deelnemers verdeeld over 85 teams.

De organisatorische uitdaging is herkenbaar voor veel eventteams:

• het parcours loopt (gelukkig) vaak over autoluwe wegen, maar je wil teams niet “kwijtraken”
• in het donker gebeuren sneller kleine ongelukken
• teams bellen met een noodnummer, maar het blijft moeilijk om exact te zeggen waar ze zich bevinden

Hoe het werkte: draagbare trackers per team

Tijdens deze editie kreeg elke ploeg een draagbare track & trace unit mee in de uitrusting. Zo kon de organisatie:

• de positie van alle ploegen opvolgen
• sneller reageren wanneer iemand hulp nodig had
• rustiger dispatchen, omdat beslissingen gebaseerd waren op live data

Belangrijk: GeoDynamics focust hierbij op operationele opvolging (teams, organisatiepersoneel, voertuigen, materiaal) en niet op crowd tracking van bezoekers.

Praktische tips voor organisatoren (dropping, teambuilding, outdoor event)

Wil je dit principe toepassen op jouw event in België of Vlaanderen? Dit zijn de dingen die in de praktijk het meeste impact maken:

1) Werk met duidelijke “actiemomenten”

• Bepaal op voorhand wanneer tracking echt telt:
• startmoment en spreiding
• controleposten
• laatste kilometers richting finish
• noodscenario’s (bijvoorbeeld wanneer een team stilvalt)

2) Maak je noodprocedure locatiegestuurd

Zorg dat een noodoproep altijd eindigt met 2 vragen:

• “Wat is je teamnaam?”
• “Bevestig je locatie?” (die je meteen kan verifiëren in je dashboard)

3) Beperk ruis in communicatie

Gebruik tracking om telefoons te verminderen:

• niet iedereen belt naar iedereen
• dispatch beslist en stuurt gericht aan

4) Denk ook aan materiaal en logistiek

Niet alleen teams bewegen. Denk aan:

• voertuigen van organisatie of hulpdiensten
• mobiele signalisatie, generators, barrières, materiaalboxen

Als je al Track & Trace gebruikt voor voertuigen, kan je datzelfde denkmodel doortrekken naar je eventwerking met slim materiaalbeheer.

Wanneer is Event Tracking interessant?

Event tracking is vooral interessant wanneer je:

• veel ploegen hebt die zich verspreiden
• werkt met meerdere crewteams
• een groot terrein of regio afdekt
• veiligheid en coördinatie belangrijk zijn (ook zonder “hoog risico”)

De oplossing wordt in België gebruikt op uiteenlopende events, van sport tot stadsactiviteiten.

Wil je weten hoe Event Tracking werkt voor jouw dropping of teambuilding?

Met GeoDynamics volg je teams, voertuigen en materiaal realtime op, zodat je sneller kan bijsturen en rustiger organiseert.

Bekijk Event Tracking en vraag een vrijblijvende demo aan: