Inhoudsopgave
Een bouwbedrijf runnen met tientallen medewerkers, vrachtwagens en zware machines verspreid over het land: dat vraagt meer dan vakmanschap.
Het vraagt ook een strakke administratie. Casteleyn, specialist in wegenbouw en rioleringsaanleg uit Meulebeke, zocht een manier om die administratieve last te verlichten.
De keuze viel op tijdregistratie en track & trace van GeoDynamics.
Casteleyn: wie zijn ze?
Casteleyn is een Belgisch bouwbedrijf met 35 jaar ervaring, gespecialiseerd in wegenbouw, rioleringsaanleg en omgevingsaanleg voor openbare instanties. Ze leggen voetpaden aan, plaatsen nutsvoorzieningen, slopen en bouwen parkings — voor gemeenten en private opdrachtgevers.
Het bedrijf werkt voortdurend aan de uitbreiding van zijn wagen- en machinepark. Enkel zo kunnen ze blijven inspelen op de noden van overheden en bedrijven, aldus administratief bediende Dewi De Clercq.
Bekijk ook de casepagina van Casteleyn voor een beknopt overzicht van hun verhaal en de testimonial van De Clercq.
Bezoek de website van Casteleyn >
De uitdaging: 58 medewerkers, 12 vrachtwagens, 26 kranen
Met 58 medewerkers, 12 vrachtwagens, 26 kranen en een groot aantal personenwagens dagelijks verspreid over het land, stapelen de logistieke en administratieve uitdagingen zich snel op.
Wie staat waar? Welke machine is ingezet op welke werf? Zijn alle uren correct geregistreerd? Is de CheckInAtWork-melding al gedaan voor de grote werven? Dat zijn vragen die een administratief team dagelijks bezighouden — en die zonder de juiste tools veel tijd kosten.
Daarboven moest de mobiliteitsvergoeding voor elke medewerker apart berekend worden, op basis van handgeschreven notities. Dat vergroot het risico op fouten en vertraagt de loonverwerking.
“Om de druk op onze administratieve diensten wat te verlichten en om simpelweg efficiënter te gaan werken, besloten we aan te kloppen bij GeoDynamics.” Dewi De Clercq, administratief bediende bij Casteleyn
De oplossing: tijdregistratie, track & trace en CheckInAtWork
GeoDynamics stelde Casteleyn drie oplossingen voor die naadloos op elkaar aansluiten: tijdregistratie, een track-and-trace oplossing voor voertuigen en machines, en CheckInAtWork voor de wettelijke aanwezigheidsregistratie op bouwwerven.
Real-time locatiebepaling van machines en vrachtwagens
Dankzij de track & trace-oplossing weet de planning van Casteleyn op elk moment waar alle kranen, vrachtwagens en machines zich bevinden. Dat maakt een efficiënte dagplanning mogelijk, ook als er last-minute aanpassingen nodig zijn.
De basismodule werd uitgebreid met een veiligheidssysteem. Casteleyn ontvangt automatisch een melding als een kraan of vrachtwagen buiten de verwachte tijdsvensters wordt gestart. Dat verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar ook de beveiliging van het machinepark.
Dit sluit aan bij wat fleetmanagement in de praktijk betekent: niet enkel voertuigen volgen, maar het volledige wagenpark actief beheren en beveiligen.
Eenvoudig badgen voor mobiliteit en CheckInAtWork
Elke medewerker van Casteleyn krijgt twee badges mee. Beide worden gebruikt via een kleine badgelezer die in elk voertuig is geïnstalleerd.
- Badge 1 registreert de aanmelding bij het instappen in het voertuig, voor de mobiliteitsregistratie.
- Badge 2 meldt de medewerker aan bij CheckInAtWork, telkens wanneer ze op een werf van meer dan 500.000 euro gaan werken.
Zo verloopt de wettelijk verplichte aanwezigheidsregistratie volledig automatisch, zonder extra manuele stappen. Dat spaart tijd en vermijdt boetes.
Daarboven is de mobiliteitsvergoeding nu volledig geautomatiseerd en veel preciezer dan vroeger. Voordien moest dit voor elke werknemer apart berekend worden op basis van notities van de medewerker zelf.
Tijdregistratie die de administratie verlicht
De tijdregistratie van GeoDynamics registreert automatisch de uren van alle medewerkers, gekoppeld aan de voertuigen en werven. Geen manuele invulformulieren, geen dubbele invoer, geen discussies achteraf.
Voor een bouwbedrijf als Casteleyn, actief in de bouwsector, is dat een directe besparing op administratieve overuren. De data stroomt automatisch door naar de verdere verwerking, wat de loonverwerking en rapportering aanzienlijk vereenvoudigt.
Het resultaat: minder administratietijd, meer focus op de kerntaak
“We zijn bovendien ook zeer tevreden over de klantendienst van GeoDynamics. We krijgen één aanspreekpunt, en hebben dus steeds iemand die onze noden kent voor ons klaarstaan. Bij een vraag krijgen we dan ook zeer snel een antwoord.” Dewi De Clercq, administratief bediende bij Casteleyn
Voor Casteleyn betekent de combinatie van tijdregistratie, track & trace en CheckInAtWork concreet: minder manuele verwerking, minder kans op fouten, en een administratief team dat zich kan focussen op wat echt telt.
Gegevens worden eenmalig ingevoerd en automatisch gedeeld over de modules. Dat is efficiëntie die je voelt, dag na dag.
Benieuwd naar andere bedrijven die hetzelfde pad bewandelden? Bekijk onze succesverhalen.
Vraag een gratis demo aan
Wil je weten hoe tijdregistratie en track & trace ook jouw bouwbedrijf kunnen verlichten? We laten je graag zien hoe het werkt in jouw situatie.
Veelgestelde vragen
Hieronder vind je de meest gestelde vragen over tijdregistratie en track & trace voor bouwbedrijven, gebaseerd op de ervaringen van klanten zoals Casteleyn.
Tijdregistratie voor bouwbedrijven is een digitaal systeem dat automatisch de gewerkte uren van medewerkers vastlegt, gekoppeld aan voertuigen, werven of taken. Het vervangt manuele urenbriefjes en vermindert de administratieve last voor de ploegbaas en het kantoor.
CheckInAtWork is verplicht op tijdelijke of mobiele bouwplaatsen met een aannemingswaarde van meer dan 500.000 euro exclusief btw. Op die werven moet elke aannemer, onderaannemer en zelfstandige zich elektronisch registreren bij aankomst. Boetes bij niet-naleving kunnen oplopen tot duizenden euro’s per overtreding.
Bij track & trace voor bouwmachines wordt een GPS-tracker geïnstalleerd op elke machine of vrachtwagen. Via een online platform of app zie je in real time waar elk voertuig of apparaat zich bevindt. Je kan ook meldingen instellen bij onverwacht gebruik, zoals een machine die buiten de werktijden wordt gestart.
Ja. GeoDynamics integreert met de meeste gangbare softwarepakketten voor loonverwerking, ERP en projectbeheer in de bouwsector, zoals Buildsoftware, Visma Bouwsoft, Odoo en vele anderen. Gegevens worden automatisch doorgestuurd, zodat je niet dubbel hoeft in te voeren.
Dat verschilt per bedrijf, maar klanten als Casteleyn rapporteren een merkbare daling van manuele administratieve taken. Urenbriefjes verwerken, planningen nakijken en CheckInAtWork-meldingen opvolgen: al die taken nemen minder tijd in beslag. Voor grotere bedrijven met tientallen medewerkers loopt de tijdsbesparing al snel op tot meerdere uren per week.
Ja. De modules van GeoDynamics zijn schaalbaar en kunnen ingezet worden vanaf kleine ploegen tot grote bouwbedrijven met honderden medewerkers en machines. Je kiest de modules die passen bij jouw situatie, en breidt uit naarmate je bedrijf groeit.
Lees meer
GeoDynamics behaalt ISO 27001-certificering
Nieuwsartikel: GeoDynamics heeft de ISO 27001-certificering behaald voor informatiebeveiliging. Het stuk legt uit wat die norm inhoudt, wat dat concreet betekent voor klantdata (locaties, chauffeursdata, bedrijfsinformatie) en dat er niets verandert aan de dagelijkse werking, behalve dat de beveiliging nu extern getoetst is.
Aanwezigheidsregistratie flexi-jobs: wat verwacht de RSZ van je?
Sinds 1 juli 2026 zijn flexi-jobs mogelijk in zowat alle sectoren, waardoor veel werkgevers voor het eerst met de verplichte aanwezigheidsregistratie te maken krijgen. Dit artikel legt uit welke registratiesystemen de RSZ aanvaardt, welke gegevens je moet vastleggen en vijf jaar bewaren, en welke sectoren uitgesloten blijven. Je ontdekt ook waarom een gebrekkige registratie je een volledig kwartaal aan gewone socialezekerheidsbijdragen kan kosten.
Waarom koeriersbedrijven overschakelen naar e-bikes, en hoe je ze traceert
Dit artikel legt uit waarom fietslogistiek in België razendsnel groeit (+70% pakketten per fiets in 2024, fusie van de twee grootste fietskoeriers) en wat dat betekent voor bedrijven die van een paar bakfietsen naar een echte vloot uitbreiden. Het behandelt de drijfveren achter die groei (snelheid, kostprijs, regelgeving, klantverwachtingen), het punt waarop manueel overzicht niet meer volstaat, en wat GPS-tracking concreet oplevert: dispatch-overzicht, rittenregistratie, diefstalpreventie en gebruiksrapportage.
GeoDynamics rust wagenpark van Human Powered Health uit met Track & Trace
Alle voertuigen van Human Powered Health zijn uitgerust met de Track & Trace oplossing van GeoDynamics. Ontdek hoe dit de ploeg realtime overzicht, efficiëntere planning en meer duurzaamheid oplevert.
Verschil tussen CIAW en CIaO: dit verandert er
Dit artikel gaat over het concrete verschil tussen CIAW, de huidige check-in-verplichting op de bouwwerf, en CIaO, de nieuwe check-out-verplichting vanaf 2027. De lezer ontdekt de vier belangrijkste wijzigingen op vlak van registratie, correctierecht en identificatiemiddelen, en krijgt meteen zicht op wat dit betekent voor zijn eigen werven en hoe PROOF van GeoDynamics die overstap nu al opvangt.
Werknemer te weinig vakantiedagen tijdens het bouwverlof? Dit moet je als wergever weten
Wat moeten werkgevers doen als een werknemer te weinig vakantiedagen heeft tijdens het bouwverlof? Ontdek hier de RVA-voorwaarden, de nieuwe eC3.2-controlekaart en hoe verlofregistratie dit voorkomt.
Zorgvuldigheidsplicht aannemers: de gedoogperiode is voorbij
De gedoogperiode voor de zorgvuldigheidsplicht loopt af op 30 juni 2026; vanaf 1 juli kunnen inspecteurs effectief sanctioneren. Het artikel legt uit voor welke vier risicosectoren (bouw, schoonmaak, vlees, koeriers) dit geldt, welke documenten je per situatie moet opvragen bij onderaannemers, en welke boetes (tot 60.000 euro) je riskeert.
GPS tracker voor bedrijfsscooters en e-bikes: zo volg je je lichte vloot
Lichte elektrische voertuigen zoals bedrijfsscooters en e-bikes worden steeds vaker ingezet in sectoren als transport, schoonmaak en installatie. Dit artikel legt uit hoe GPS-tracking voor lichte vloten werkt, op welke technische criteria je let bij de keuze van een tracker, en hoe GeoDynamics dit integreert in een volledig fleetmanagementplatform.
GeoDynamics ondersteunt Joeri in zijn 6x Mont Ventoux-uitdaging voor Kom op tegen Kanker
GeoDynamics ondersteunt opnieuw Joeri Claerhout in zijn jaarlijkse actie voor Kom op tegen Kanker. Dit jaar neemt hij de ultieme uitdaging aan: 6x de Mont Ventoux op één dag. Onze GPS-trackers zorgen voor de realtime opvolging van fietser én volgwagen.
CIaO 2027: verplichte check-out op de bouwwerf
Dit artikel gaat over CIaO, de verplichte check-out op de bouwwerf vanaf 1 april 2027, en over Catena, het vernieuwde RSZ-platform dat de huidige werfmelding vervangt. Je ontdekt wie hierdoor getroffen wordt, welke nieuwe identificatiemiddelen verplicht worden en waarom nu al voorbereiden loont, met concreet zicht op hoe GeoDynamics deze overgang zonder extra werk opvangt.
250 GPS-trackers voor een veiligere Ronde van Vlaanderen Youth Day
GeoDynamics leverde 250 GPS-trackers voor de Ronde van Vlaanderen Youth Day van Flanders Classics — een primeur voor het jeugdwielrennen in België. Met persoonsgebonden realtime tracking kon de organisatie elke renner live opvolgen en sneller reageren bij incidenten. Het project werd goedgekeurd door de UCI en opent de deur naar bredere inzet bij wielerevenementen en andere grote sportevenementen.
Fietstocht naar Londen met zelfgemaakte fietsen: hoe GeoDynamics familie en supporters onderweg verbonden houdt
Zeven VTI Sint-Lucas leerlingen fietsten met zelfgebouwde fietsen van Menen naar Londen, live gevolgd door familie en supporters via een GPS-tracker van GeoDynamics.
