Aanwezigheidsregistratie, CIAW? Hoe zit het nu met de verplichte CheckInAtWork op werven?

Laatste update: januari 2025 — volledige info over hoe de wetgeving tot stand kwam.

Op 1 april 2014 was het zover. De verplichte aanwezigheidsregistratie bouw of checkinatwork op bepaalde werven.

Anderhalf jaar na de eerste wettekst is de aanwezigheidsregistratie bouw in de laatste rechte lijn gekomen en succesvol gelanceerd.

De wetgeving rond de checkinatwork is nogal omvangrijk, complex en niet voor iedereen toegankelijk, dus wij geven hier graag even alle bepalingen van de aanwezigheidsregistratie bouw mee in een notendop.

Op die manier hebt u een grondig beeld wat er voor u veranderd is op 1 april 2014 dankzij deze ‘whereabouts’ wet en CheckinAtWork.

Wet met 2 delen

De wetgeving rond de aanwezigheidsregistratie bouw bestaat uit 2 delen.

• Enerzijds is er de verplichte aangifte van bepaalde werven
• Anderzijds is er de elektronische aanwezigheidsregistratie van alle werknemers (Checkinatwork)

Deel 1: Aangifte Werven

Het eerste deel van de wet rond de aangifte is reeds in voege gegaan op 1 januari 2014 en is in veel opzichten beter dan de vorige aangiftes van de werven.

Waar vroeger verschillende administraties dienden aangeschreven worden, volstaat het nu om 1 aangifte van de werken te doen bij de RSZ.

Welke werken?

De wet spreekt over bijna alle werken die een risico inhouden voor de gezondheid en veiligheid van de werknemers. Dit kan gaan van allerhande bouwwerkzaamheden tot werken waarbij arbeiders in contact komen met chemische stoffen en dergelijke meer.

Maar omdat deze aangifte in praktijk vaak zal leiden tot een overvloed van aangiftes werden een paar nuanceringen in het leven geroepen.

Vrijstellingen

Zo zijn onderaannemers die geen beroep doen op een onderaannemer en werken uitvoeren met een kostprijs minder dan 30.000 euro (excl. btw) vrijgesteld. Ook aannemers die beroep doen op 1 onderaannemer maar de waarde van hun werken ligt lager dan 5.000 euro (excl. btw) moeten geen aangifte doen.

Deel 2: Aanwezigheidsregistratie bouw (Checkinatwork)

Met deze aanwezigheidsregistratie is het verplicht om de aanwezigheden op specifieke bouwplaatsen te registreren. Deze bouwplaatsen moeten wel een totale waarde hebben van 800.000 euro (excl. btw) 500.000 euro (excl. btw) of meer (vanaf 1 januari 2016).

Voor wie?

Iedereen die actief betrokken is bij de totstandkoming van de werf dienen zich te registreren. Dit zijn zowel de arbeiders, zelfstandigen, veiligheidscoördinatoren en anderen.

Studiebureaus, EPB-verslaggevers hoeven zich niet te registeren. Mensen die occasioneel de werf bezoeken en geen onroerende activiteit uitvoeren, dienen zich ook niet te registreren. Dit kan zowel de directie, mogelijke kopers, experten, verkopers,… als een broodjes- of andere pakketdienst zijn. Ook de uiteindelijke klant hoeft zich niet te registreren.

Verantwoordelijkheid

De verantwoordelijkheid voor de registratie ligt bij de hoofdaannemer. Hij moet aan zijn onderaannemers meedelen als zij hun aanwezigheid dienen te registreren. Onderling kan dan afgesproken worden op welke manier zij deze aanwezigheden zullen registreren.

Vrijstellingen

Ook hier geldt een bepaling waaraan moet voldaan worden. De plicht tot registratie is van toepassing voor werken in onroerende staat waarvan de jaarlijkse waarde minimum 800.000 500.000 euro (update 1 januari 2016 en excl. btw) is en gestart zijn vanaf 1 april 2014.

Geen boetes tussen 2014 en 2015

De overheid begeleidde de aannemers intensief tussen 1 april 2014 en 1 oktober 2014, zodat er geen boetes werden uitgedeeld.

Ondertussen wel boetes

In 2025 kent quasi elke aannemer wel een verhaal van een boete die gevallen is.

Belangrijke nuance hierbij is dat er doorheen de keten van onderaannemers boetes vallen.

Welke gegevens registreren?

Verplicht geregistreerd moeten worden bij de elektronische aanwezigheidsregistratie bouw:

• Persoonlijke gegevens van de werknemer (Rijksregister, BIS, L1-Limosanummer)
• Plaats van werf (via registratie van werf 30 bis)
• Identificatiegegevens van de werkgever (Ondernemingsnummer)
• Datum van de registratie (geen tijdstip)

Hoe registreren?

De dienst RSZ heeft een speciale tool ontwikkeld waarop alle aannemers de verplichte zaken kunnen invullen/registreren en doorsturen naar de RSZ.

Checkinatwork

Toegankelijk via:

• Desktop computer op de internetpagina van CheckinAtWork
• Mobiele app voor smartphones van CheckinAtWork
• Gateway van Checkinatwork (vereenvoudigde website voor onderweg)
• Gebruik makend van webservices voor systemen zoals track & trace

In 2025?

Tussen de start en vandaag zijn er jaarlijks heel wat nuances bijgekomen omtrent specifieke type van personen.

Maar de belangrijkste ontwikkeling is wel de intrede van de aanwezigheidsregistratie in de schoonmaak 2024.

In vergelijking met de versie in de bouwsector, worden er bij de schoonmaak heel wat extra zaken geregistreerd:

• Aankomsttijd
• Startuur
• Pauzes
• Stopuur
• Vertrektijd

In de praktijk heeft de RSZ slechts 2 zaken geimplementeerd: start en stoptijd.

Volgens de geruchten is het slechts een kwestie van tijd totdat deze extra zaken ook hun weg zullen vinden in de bouwsector.

Koppeling GeoDynamics

Wij waren vanaf het begin actief betrokken bij de aanwezigheidsregistratie in de bouw, maken deel uit van de taskforce en hebben nauw contact met CheckinAtWork, RSZ en belangenverenigingen.

Ontdek onze oplossing

Er zijn 8 verschillende oplossingen ontworpen die u helpen bij de aanwezigheidsregistratie. Voor info over onze checkinatwork-oplossingen kunt u een demo aanvragen.

Nog vragen?

We weten uit ondervinding dat er heel veel vragen zijn rond de wetgeving en voornamelijk de vrijstellingen en boetes. We hebben hieronder een paar Vragen/Antwoorden opgelijst.

Heb je nog steeds vragen, contacteer ons.